Hogyan zajlik egy kisebb vagy nagyobb konferencia megszervezése?

Szponzorált tartalom

Manapság egyre elterjedtebb eseményeknek számítanak a konferenciák. Ezen a téren a céges rendezvények mellett, a szakmai találkozók, ünnepségek is gyakori okoknak számítanak, ha valaki szervezésre adná a fejét. Csakhogy egy ilyem esemény megszervezése közel sem egyszerű feladat. Éppen ezért az alábbi cikkben azzal foglalkozunk részletesebben, hogy hogyan zajlik egy kisebb, vagy nagyobb konferencia megszervezése.

Miért fontos odafigyelni a szervezésre?

Elsőre valószínűleg sokan nem is gondolnák, de a konferencia is olyan, mint egy eladásra szánt termék, Ennek oka, hogy egy jól kitalált konferencia témája többeket is megfoghat (főleg ha egy adott szakmai kör a célközönség), és emellett a résztvevők számára új információkat adhat át. Ehhez azonban sok mindenre oda kell figyelni, hiszen csak egy jól megszervezett konferencia lehet valóban hatásos.

Konferencia megtervezése

Ahogy azt már említettük egy konferencia megtervezése összetett folyamat, ahol minden mindennel összefügg, a vendégek elégedettsége érdekében is.

Konferencia ötletének kidolgozása

Természetesen a konferenciák esetében is a legjobb, ha nem egy általános ötlettel állunk elő, hanem valamilyen célzott témával, ötlettel tesszük érdekesebbé a leendő eseményt.

Előterjesztés a vezetők, megbízók felé

Amennyiben adott a konferencia ötlete, akkor még érdemes a lehetséges kivitelezéssel, megoldásokkal is foglalatoskodni, mielőtt előterjesztenénk a végleges ötletet a megbízók felé. Amennyiben zöld utat kap az ötlet, akkor jöhet a konkrét kidolgozási és megvalósítási fázis, amiben az alábbiakon érdemes végighaladni.

Kockázatelemzés konferencia esetén

A tervezési fázisban fel kell mérni az adott konferencia ötlet előnyeit és hátrányait, abból a szempontból, hogy pénzügyileg kifizetődő lehet-e. Ezen a téren az alábbiakat érdemes sorra vennünk:

  • Milyen a konkrét célközönség?
  • Milyen a konferencia mondanivalója?
  • Lehet konkurencia?
  • Hasonló eseményeken ilyen hibák voltak jelen, amik kiküszöbölhetők?

Mindemellett természetesen nem mindegy milyen pénzügyi források állnak rendelkezésünkre a konferencia költségeire. A regisztrációs díjak, egy elnyert pályázat, szponzorok, támogatók összege is véges, így ezeket össze kell vetni a költségekkel. Elvégre egy konferencia szervezés Budapest közelében elsőre sokkal költségesebb lehet, de az esetleges utaztatási költségek, stb is boríthatja a mérleg nyelvét.

Költségösszegzés

Az előzőekből kiindulva mindenképpen becsüljük meg a tervezett kiadásokat, és ezek alapján mérlegeljünk: még mindig megéri-e megszerveznünk, esetleg szükségünk lesz-e valahonnan még pluszforrásokra.

Konferencia lebonyolítása

Ha a tervezéssel és a szervezéssel körültekintőek voltunk, a lebonyolítás sem okozhat túlzott meglepetéseket. Ugyanakkor ügyelnünk kell minden apró részletre és tartanunk kell magunkat a terveinkhez. Ezen a téren az alábbi tényezőket érdemes végig venni:

  • helyszín
  • résztvevők
  • szállítás
  • étlap
  • programok

Természetesen azonban előfordulhatnak nem várt események, ezekhez a változásokhoz tudni kell rugalmasan hozzáállni, hogy minden zavartalanul zajlódjon az esemény alkalmával.

Egy konferencia megszervezése tehát már a tervező asztalon eldőlhet, de a megszervezésig is számos ponton mehet gallyra. Éppen ezért a legjobb a helyszínek, vagy épp az étlap kiválasztásakor a biztos, minőségi megoldásokat választjuk.

Comments are closed.